Kalau ada kemauan akan banyak jalan
Kalau gak ada kemauan akan banyak alasan
(Khozin Abu Faqih)

Salah satu tantangan terbesar dari pekerjaan dosen adalah bagaimana menggunakan sebaik-baiknya waktu yang dimiliki.

Bagi saya posisi Dosen terhadap waktu seperti tukang jualan emas terhadap dagangannya. Setiap waktu yang terbuang sama saja dengan butiran emas yang hilang.

Iya dong. Kerjaan Dosen banyak banget. Disamping tridharma, ada juga pekerjaan hibah, membuat buku, mengurusi akreditasi, perlombaan, mengurus jabatan fungsional hingga tugas-tugas struktural. Kalau saja kita lengah, maka kelalaian di satu pekerjaan akan berpengaruh ke pekerjaan-pekerjaan lainnya.

Sama seperti motor saya yang pernah jatuh dan menimpa motor sebelah saya di parkiran FIT. Motor yang jatuh terus menjatuhkan motor di sebelahnya lagi. Wuush.. sampai semua motor jatuh…

Gak hanya kita harus cari cara membagi waktu yang proporsional, tapi kita juga harus kuat melawan semua pencuri waktu yang ingin mengalihkan konsentrasi kita. Yang paling susah diantaranya berlepas dari facebookan dan whatsappan untuk sekedar melepas penat. Ya, kan?

Michelle V. Rafter dari michellerafter.com berbaik hati mau berbagi berbagai hal yang menjadi prinsip seseorang dalam mengelola waktunya dan bonus 12 tips mengelola waktu secara efektif.

Prinsip Manajemen Waktu

Umumnya prinsip kita dalam mengelola waktu terbagi dalam kategori berikut ini :

Keseimbangan – mengejar deadline sebuah pekerjaan agar tidak kehilangan kepercayaan dari pemilik proses.
Fokus – Berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain tanpa distraksi.
Ekepektasi – Membuat ekspektasi yang realistis tentang berapa banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam sejam, sehari, seminggu atau sebulan.
Fleksibilitas – Masih bisa melakukan pekerjaan – pekerjaan dadakan yang muncul ketika kita sedang mencoba mengejar deadline sebuah pekerjaan utama.
Multitasking – Bisa melakukan banyak pekerjaan sekaligus dalam satu waktu tanpa merasa terkekang.

Strategi untuk mengkatrol produktivitas.

Kata Aa Gym juga dalam sehari ada orang yang bisa mengurus negara, ada yang bisa sekedar mengurus rumah tangga, tapi ada juga yang bahkan tidak bisa mengurus dirinya sendiri. Padahal jumlah jam dalam seharinya sama , yaitu 24 jam. Yang beda adalah produktivitasnya.

Oleh karena itu, berkenaan dengan menulis Michelle berujar setidaknya kita bisa optimalkan produktivitas kita dalam manajemen waktu melalui 12 tips berikut ini :

1. Singkirkan distraksi.

Matikan Handphone. Jangan cek email. Jangan Anda yang bukakan pintu rumah. Kalau memang Anda harus terhubung ke internet tutup semua tab yang tidak penting. Sebuah ekstensi chrome bernama StayFocus bisa bantu kita membatasi durasi facebook-an atau pinterest dan kembali mengerjakan tulisan.

Teman saya, Bu Giva pernah memproklamasikan waktu fokus -jangan diganggu-  ke  suami dan anak-anaknya saat prodi TK sedang persiapan akreditasi kemarin dan saya jadi terinspirasi untuk melakukan hal yang sama.

2. Gunakan timer.

Set timer selama 30 menit dan komitmenlah untuk menulis. Lalu luangkan untuk jeda sejenak sebelum kembali fokus untuk menulis. Lakukan begitu sampai tulisan selesai. Timer bisa pake egg timer atau aplikasi di smartphone kita.

3. Berpartner dengan penulis lain.

Banyak penulis yang memilih partner untuk mengerjakan tulisan secara berjamaah. Mereka saling mengingatkan satu sama lain tentang pencapaian yang didapat dalam durasi waktu tertentu.

4. Buat Sasaran.

Laura Vanderkam, Seorang penulis freelancer dan author dari 168 Hours: You Have More Time Than You Think, berkata bahwa dia menulis pekerjaan – pekerjaan prioritas dalam seminggu dan berkomitmen menyelesaikannya secepat-cepatnya.

Bagus juga kalau buat post-it dan ditempelkan ke jidat saya pinggir meja agar terus tahu apa pekerjaan prioritas kita tiap minggunya.

5. Beri Reward untuk Diri Sendiri.

Ini kegiatan yang menyenangkan. Salah satu alasan saya sulit kurus adalah seringkali setiap saya menyelesaikan pekerjaan prioritas sesuai skedul, saya langsung capcus ke restoran favorit for the sake untuk memanjakan diri sendiri. Saya sering berkata ke diri sendiri, “You did it Yahdi!“.

Menembus batas kemampuan adalah gasm tersendiri. Itu tuh kayak loncat dari papan pelontar yang tinggi sekali dan nyebur ke kolam renang yang hangat. Kayak ngebelah atsmofir berlapis-lapis, meluncuuuuur bareng paus akrobatis, terus ngebut ke rasi bintang paliiiing romantis!

Tapi bisa juga dengan sekedar tidur siang, atau nonton serial korea. Nah, kalau mau nonton korea minta ke Bu Ike atau Bu Yuningsih aja. Mereka punya banyak serial korea insya Allah.

6. Pecah waktu sehari jadi beberapa chunk.

Persis kayak kita kalau menikmati Silverqueen Chunky Bar. Satu chunk dikasih ke teman, dua chunk dimakan sendiri sisanya diumpetin biar bisa dimakan besok lagi.

Kalau Anda sedang dikejar beberapa deadline, cobalah bagi waktu produktif Anda dalam sehari menjadi potongan – potongan kecil 1 hingga 2 jam. Kemudian dedikasikan tiap potongan dua jam untuk fokus mengerjakan tugas tertentu. Penulis freelancer Nicole Relyea sering menggunakan bantuan papan tulis untuk memetakan pola kerja dalam sehari dan komitmen menyelesaikannya.

7. Gunakan Aplikasi Produktivitas.

Saya termasuk yang gemar uji coba aplikasi yang bisa menghemat waktu bekerja. Saya gunakan google calendar untuk notifikasi rapat, mindmap untuk drafting paper, wordpress mobile untuk drafting blog dan google slide untuk menyampaikan materi perkuliahan di kelas.

Smartphone adalah alutsista dosen jika digunakan secara efektif.

8. Gunakan to-do-list.

Banyak yang menggunakan to-do-lists dan bahagia ketika satu persatu daftar tugas bisa dicoret setelah benar-benar diselesaikan. Biasakan setelah bangun tidur membuat daftar pekerjaan yang akan dituntaskan hari itu juga lalu evaluasi semua pekerjaan  pada list tersebut sebelum tidur di malam harinya.

9. Bekerjalah saat tidak ada orang lain yang bekerja.

Sebagian dosen memilih bangun lebih pagi atau pulang larut untuk menuntaskan pekerjaan yang menumpuk tanpa interupsi maupun distraksi. Penulis Da Vinci Code-Dan Brown terbiasa bangun shubuh untuk melanjutkan pekerjaan menulisnya dan berkata bahwa waktu shubuh adalah waktu yang baik untuk mendapatkan ide menulis.

Pak Agus Pratondo pernah berbagi pada saya tips menulis paper meski menjabat sebagai kajur beberapa tahun silam : bangun dini hari setiap hari.

10. Jangan sia – siakan saat Anda sedang “On”.

Mood, Khususnya bagi wanita adalah momentum yang selalu dinanti-nanti. Kalau mood nya OK, jangan disia-siakan! Segera ambil laptop dan mulai menulislah. Karena kita gak tahu kapan Mood itu akan turun lagi dan muncul untuk kedua-kalinya.

11. Kerjakan yang paling sulit terlebih dahulu.

Kerjakan bagian tersulit dari semua daftar pekerjaan. Saat pekerjaan berat itu berhasil diselesaikan, sebuah relief bisa memberi kekuatan psikologis untuk menuntaskan sisa-sisa pekerjaan lainnya.

12. Gunakan bantuan.

Bantuan itu bisa dari staff yang kita miliki, mahasiswa bimbingan atau secara virtual di dunia maya. Anda bisa gunakan jasa online translator untuk menerjemahkan paper – paper berbahasa asing, paper editor untuk finalisasi paper sebelum submit, laundry untuk menghemat waktu anda mencuci dan menyetrika baju, online katering untuk menyiapkan makanan malam ini, atau Gojek untuk sekedar mengantar Anda pulang ke rumah. Dengan begitu Anda bisa fokus menulis, menulis dan menulis.

Ada tips lain?

Anda punya tips lain? Atau adakah masalah lain yang belum terbahas disini? Siapa tokoh panutan Anda berkenaan dengan keterampilan mengelola waktu?